ARCHIVÉE - Vérification du passif

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date : Juin 2009

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Table des matières

 

 

Abréviations

AC Administration centrale
AINC Affaires indiennes et du Nord Canada
BVG Bureau du vérificateur général
CAFE Créditeurs à la fin de l'exercice
CCSP Conseil sur la comptabilité dans le secteur public
DCMDR Direction de la comptabilité ministérielle et de la déclaration des résultats
DPF Dirigeant principal des finances
DGGRL Direction générale de la gestion et du règlement des litiges
F et E Fonctionnement et entretien
GCR Gestionnaire de centre de responsabilité
GGF Guide de la gestion financière
PASCF Plan d'action pour les sites contaminés fédéraux
PGSC-SAAII Programme de gestion des sites contaminés du Secteur d'activité des affaires indiennes et inuites
PSCN-
OAN
Programme des sites contaminés du Nord de l'Organisation des affaires du Nord
SMA Sous-ministre adjointe
SVE Secteur de la vérification et de l'évaluation
T.N.-O. Territoires du Nord-Ouest
 

 

Sommaire

Introduction

Affaires indiennes et du Nord Canada se prépare actuellement à la première vérification indépendante externe de ses états financiers pour l'exercice 2010‑2011. Le seuil d'importance relative de l'évaluation des états financiers d'AINC est fixé à 25 millions de dollars. L'importance relative est le montant que doit atteindre les inexactitudes dans les états financiers d'une organisation avant d'avoir une incidence sur les décisions prises par les utilisateurs de ces états financiers. Par conséquent, le seuil d'importance relative du Ministère reflète le niveau de précision auquel s'attend le Bureau du vérificateur général (BVG) à titre de vérificateur externe. En prévision de cette vérification indépendante, le Secteur du dirigeant principal des finances (DPF) mène une initiative de « préparation à la vérification » dont les nombreuses activités visent à préparer le Ministère. Actuellement, un des principaux jalons de cette initiative est l'exécution d'une évaluation fictive sur le bilan d'ouverture (en date du 1er avril 2010) du Ministère. Cela signifie que le montant total des inexactitudes de l'actif et le passif du Ministère, y compris le passif éventuel, doit non seulement être inférieur à l'importance relative de 25 millions de dollars, mais que l‘évaluation de l'actif et du passif doit être appuyée par des pièces justificatives qui seraient acceptées par un vérificateur externe. Il est donc important de vérifier avant la clôture du présent exercice si les contrôles et procédures de gestion utilisés fonctionnent de manière appropriée et permettent de relever et de déclarer intégralement et avec exactitude les éléments de passif. Pour atteindre cet objectif, il est essentiel que le cadre de contrôle de la gestion soit suffisamment rigoureux pour que tous les éléments de passif soient relevés en temps utile et déclarés correctement dans les comptes ministériels. Comme il est décrit ci‑dessous, AINC déclare un passif très important, tant par sa valeur financière que par sa complexité, dont la comptabilité exige des connaissances techniques, une coordination entre les régions et la capacité d'exercer un jugement professionnel de manière cohérente et appropriée.

Dans ses états financiers en date du 31 mars 2008, Affaires indiennes et du Nord Canada (« AINC » ou « le Ministère ») déclare un passif total d'environ 14,7 milliards de dollars. Il s'agit d'un montant important dans le contexte financier global d'AINC, car il est plus que deux fois supérieur aux dépenses annuelles et beaucoup plus élevé que le seuil d'importance relative de 25 millions établi pour la vérification de ses états financiers. Ce montant est également important pour l'ensemble du gouvernement du Canada parce qu'il représente 13,3 p. 100 du passif non lié à la dette. Finalement, AINC déclare le pourcentage le plus élevé (plus de 22 p. 100) du passif environnemental du gouvernement du Canada.

Le passif éventuel d'AINC (12,1 milliards de dollars) représente plus de 80 p. 100 de son passif total. Par sa nature, le passif éventuel présente des obstacles particuliers en raison de la complexité des règles comptables connexes et du rôle du jugement professionnel des gestionnaires au moment de fixer un montant approprié et justifiable.

Voici le passif et le passif éventuel déclarés par AINC en date du 31 mars 2008 :

  Millions de $
Comptes créditeurs et charges à payer   856 $
Comptes de fiducie   1 033
Réclamations réglées   547
Passif éventuel :    
Éléments de passif environnemental 1 497 $  
Réserve pour réclamations et litiges 10 619 12 116
Catégories importantes   14 552 $
Autre passif   137
Total   14 689 $
 

Étant donné l'importance du passif du Ministère, des complexités propres à son passif éventuel et de l'imminence de la vérification externe des états financiers, le Secteur de la vérification et de l'évaluation (SVE) a décidé d'inclure une vérification du passif dans son plan de vérification axé sur le risque de 2008-2011.

Objectif et portée

La vérification vise à fournir l'assurance à la haute direction que les contrôles de gestion mis en œuvre pour quantifier et déclarer le passif et le passif éventuel avec exactitude sont adéquats et efficaces. La vérification a porté sur la pertinence (conception) et l'efficacité des principaux contrôles de la gestion financière qui devraient offrir l'assurance que les passifs sont relevés, quantifiés et déclarés conformément aux normes, lignes directrices et politiques du Conseil du Trésor, du Conseil sur la comptabilité le secteur public (CCSP) et d'AINC. Les grandes catégories suivantes ont été examinées :

L'exactitude du passif déclaré par le Ministère n'est pas un élément examiné dans le cadre de la présente évaluation. Par conséquent, les vérificateurs n'expriment aucune opinion à l'égard de l'exactitude du passif ou du passif éventuel déclaré.

*REMARQUE : Les comptes de fiducie ont été exclus de la présente vérification car ils seront examinés dans le cadre de la vérification des comptes de fiducie qui doit être réalisée par le SVE en 2009-2010.

Conclusion

Le SVE n'est pas en mesure de fournir l'assurance à la haute direction que les contrôles de gestion mis en œuvre pour quantifier et déclarer le passif et le passif éventuel avec exactitude sont adéquats et efficaces. La présente conclusion repose sur des sondages de corroboration et d'autres procédures de vérification qui ont révélé des lacunes dans les documents justificatifs, des faiblesses dans les processus de contrôle et des incohérences entre les régions.

Observations importantes

  1. Conclusions générales

    Très souvent, la responsabilité initiale de relever et d'évaluer les éléments de passif du Ministère incombe aux employés régionaux. Par conséquent, la mise en œuvre de contrôles efficaces pour relever, évaluer et déclarer les éléments de passif exige une coordination très élevée entre les employés d'AINC dans l'ensemble du Canada. Bien que l'efficacité des contrôles relève du Secteur du dirigeant principal des finances (DPF), les employés d'AINC responsables de l'exécution de ces contrôles travaillent principalement dans les régions et par conséquent, ils n'ont aucun lien hiérarchique direct avec le Secteur du DPF. L'absence de rapport entre la responsabilité des contrôles financiers et les liens hiérarchiques organisationnels entrave sérieusement la possibilité d'obtenir une coordination efficace. Les vérifications par sondages réalisées par le SVE dans plusieurs régions ont révélé de nombreuses incohérences et lacunes dans les pratiques liées au contrôle financier. De plus, on a relevé que peu de preuves d'une fonction centrale de surveillance et de suivi efficace. Par conséquent, il est probable que les contrôles les plus importants d'AINC ne soient pas efficaces et il est même possible que ces contrôles ne soient pas en place dans toutes les régions.

    Comme nous l'avons souligné ci‑dessus, l'efficacité du contrôle de la gestion des passifs exige la participation de spécialistes dans différents domaines (p. ex. comptabilité, ingénierie, assainissement de sites contaminés et juridique) ainsi que l'exercice d'un jugement professionnel cohérent et approprié. Pour répondre à cette exigence, il est essentiel que les personnes chargées de relever, quantifier et déclarer les éléments de passif aient une bonne compréhension des politiques financières d'AINC et du Conseil du Trésor, et qu'elles aient de l'expérience dans le rôle et l'exercice du jugement professionnel dans la comptabilisation des passifs. Les vérifications par sondages réalisées par le SVE dans plusieurs régions ont permis de constater des lacunes possibles dans les compétences spécialisées et les capacités requises pour relever et déclarer de manière fiable les passifs et les passifs éventuels. Ces lacunes contribuent à la probabilité que des passifs soient incorrectement déclarés dans les états financiers du Ministère. En voici quelques exemples :
  2. Comptes créditeurs et charges à payer ou « CAFE » (856 millions de dollars)

    Le SVE a relevé des cas où les employés régionaux n'appliquaient pas correctement les politiques d'AINC et du Conseil du Trésor sur la déclaration des CAFE. Par exemple, dans une région, les pièces justificatives n'étaient pas suffisantes pour appuyer les CAFE déclarés, dont la valeur totalisait 17 millions de dollars. Dans une autre région, les déclarations montraient que des soldes de CAFE totalisant 82 millions avaient été reportés es exercices précédents sans avoir été soumis à un examen de la gestion approprié.
  3. Passifs environnementaux (1,5 milliard de dollars)

    Le SVE a remarqué des lacunes relativement aux pièces justificatives nécessaires pour corroborer les évaluations des coûts de l'assainissement (p. ex. la source de l'évaluation, la justification de l'option d'assainissement choisie). Ces documents sont essentiels pour établir la fiabilité des évaluations de coûts puisque celles‑ci ont une incidence directe sur le montant du passif environnemental qui y est associé. La disponibilité des pièces justificatives liées aux éléments de passif environnemental aura une importance particulière pour AINC au moment de la vérification indépendante de ses états financiers.

    Le SVE a également relevé une faiblesse dans la mise en œuvre d'une approche officielle fondée sur le risque pour identifier et évaluer les nouveaux sites contaminés. En l'absence d'un processus d'identification et d'évaluation, la probabilité est grande que des passifs importants demeurent inconnus ou sous-évalués dans les états financiers d'AINC.
  4. Réclamations et litiges (10,6 milliards de dollars)

    Le SVE a mis en lumière des lacunes dans les pièces justificatives nécessaires pour corroborer les passifs éventuels prévus pour les réclamations et litiges « généraux » (qui représentent 1,5 milliard du passif total déclaré).

Recommandations :

Pour corriger les lacunes relevées dans le cadre de la vérification interne, le rapport de vérification formule un certain nombre de recommandations. Parmi les plus importantes recommandations, mentionnons les suivantes :

 

 

1.0 Introduction

Affaires indiennes et du Nord Canada se prépare actuellement à la première vérification indépendante externe de ses états financiers pour l'exercice 2010‑2011. Traditionnellement, les états financiers d'AINC étaient vérifiés dans le cadre de la vérification annuelle des Comptes publics du Canada dans laquelle les états financiers de tous les ministères et organismes gouvernementaux sont consolidés. Dans une vérification des Comptes publics, l'importance relative est fixée à un milliard de dollars. Le seuil d'importance relative de l'évaluation des états financiers d'AINC est fixé à 25 millions de dollars. L'importance relative est le montant que doit atteindre les inexactitudes dans les états financiers d'une organisation avant d'avoir une incidence sur les décisions prises par les utilisateurs de ces états financiers. Par conséquent, le seuil d'importance relative du Ministère reflète le niveau de précision auquel s'attend le Bureau du vérificateur général (BVG) à titre de vérificateur externe. En prévision de cette vérification indépendante, le Secteur du dirigeant principal des finances (DPF) mène une initiative de « préparation à la vérification » dont les nombreuses activités visent à préparer le Ministère. Actuellement, un des principaux jalons de cette initiative est l'exécution d'une évaluation fictive sur le bilan d'ouverture (en date du 1er avril 2010) du Ministère. Ceci signifie que l'actif et le passif du Ministère, y compris le passif éventuel, doivent non seulement être inférieurs à l'importance relative de 25 millions de dollars, mais que leur évaluation doit être appuyée par des pièces justificatives qui seraient acceptées par un vérificateur externe. Il est donc important de vérifier avant la clôture du présent exercice si les contrôles et procédures de gestion utilisés fonctionnent de manière appropriée et permettent de relever et de déclarer intégralement et avec exactitude les éléments de passif.

Un environnement de contrôle serré inclura les étapes clés et les risques connexes suivants :
ÉTAPES CLÉS

TYPE DE PASSIF

RISQUES/OBSTACLES

Identification de tous les passifs en temps utile

Comptes créditeurs et charges à payer
  • Volume de transactions
  • Clôture appropriée
Évaluation précise et courante des passifs

Réclamations et litiges
  • Volume et importance des réclamations
  • Importance des jugements
Déclaration de tous les passifs Passif environnemental
  • Identification des sites contaminés
  • Rôle des évaluations faites par les gestionnaires
  • Escalade des coûts
 

Le Manuel de comptabilité de l'ICCA pour le secteur public définit les passifs comme « …des obligations actuelles d'un gouvernement envers des tiers, qui résultent d'opérations ou d'événements passés et dont le règlement prévu donnera lieu à une sortie future de ressources représentatives d'avantages économiques ». Dans ses états financiers en date du 31 mars 2008, AINC déclare un passif total d'environ 14,7 milliards de dollars. Il s'agit d'un montant important dans le contexte financier global d'AINC, car il est plus que deux fois supérieur aux dépenses annuelles et beaucoup plus élevé que le seuil d'importance relative de 25 millions établi pour la vérification de ses états financiers. Ce montant est également important pour l'ensemble du gouvernement du Canada parce qu'il représente 13,3 p. 100 du passif non lié à la dette. Finalement, AINC déclare le pourcentage le plus élevé (plus de 22 p. 100) du passif environnemental du gouvernement du Canada.

Le passif éventuel d'AINC (12,1 milliards de dollars) représente plus de 80 p. 100 de son passif total. Par sa nature, le passif éventuel présente des obstacles particuliers en raison de la complexité des règles comptables connexes et du rôle du jugement professionnel exercé par les gestionnaires au moment de fixer un montant approprié et justifiable.

Voici le passif et le passif éventuel déclarés par AINC en date du 31 mars 2008 :
  Millions de $
Comptes créditeurs et charges à payer   856 $
Comptes de fiducie   1 033
Réclamations réglées   547
Passif éventuel :    
Éléments de passif environnemental 1 497 $  
Réserve pour réclamations et litiges 10 619 12 116
Catégories importantes   14 552 $
Autre passif   137
Total   14 689 $
 

Étant donné l'importance du passif du Ministère, des complexités propres à son passif éventuel et de l'imminence de la vérification externe des états financiers, le Secteur de la vérification et de l'évaluation (SVE) a décidé d'inclure une vérification du passif dans son plan de vérification axé sur le risque de 2008‑2011.

 

 

2.0 Objectif

La vérification vise à fournir l'assurance à la haute direction que les contrôles de gestion mis en œuvre pour quantifier et déclarer le passif et le passif éventuel avec exactitude sont adéquats et efficaces. L'exactitude du passif déclaré par le Ministère n'est pas un élément examiné dans le cadre de la présente évaluation. Par conséquent, les vérificateurs n'expriment aucune opinion à l'égard de l'exactitude du passif ou du passif éventuel déclaré.

 

 

3.0 Portée

La vérification a porté sur la pertinence (conception) et l'efficacité des principaux contrôles de la gestion financière qui devraient offrir l'assurance que les passifs sont relevés, quantifiés et déclarés conformément aux normes, lignes directrices et politiques du Conseil du Trésor, du Conseil sur la comptabilité dans le secteur public (CCSP) et d'AINC. L'exactitude du passif déclaré par le Ministère n'est pas un élément examiné dans le cadre de la présente évaluation.

Les grandes catégories suivantes ont été examinées :

Les comptes de fiducie ont été exclus de la présente vérification car ils seront examinés dans le cadre de la vérification des comptes de fiducie qui doit être réalisée par le SVE en 2009‑2010.

Nous avons mené des vérifications par sondages sur les soldes déclarés en date du 31 mars 2008. Nous avons également procédé à des vérifications du cheminement par sondage limité, à des échantillonnages d'opérations et à des évaluations de la conception des contrôles selon l'information obtenue par le SVE au cours de la phase du déroulement de la vérification de mars 2009 à mai 2009.

 

 

4.0 Approche et méthodologie

L'approche de vérification utilisée est conforme aux Normes pour la pratique de la vérification interne de l'Institut des vérificateurs internes et à la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor. Ceci signifie qu'un nombre suffisant de procédures de vérification ont été exécutées et que les éléments de preuve nécessaires ont été recueillis afin d'appuyer les conclusions du présent rapport. Ces conclusions reposent sur la comparaison entre les données disponibles au moment de la vérification et les critères de vérification. Il est important de souligner que les conclusions visent uniquement les domaines examinés dans le cadre de la vérification. Conformément à la portée de la présente vérification, l'approche ne visait pas à fournir une assurance à l'égard du passif déclaré par AINC, mais à confirmer l'efficacité des contrôles de la gestion mis en œuvre pour quantifier et déclarer le passif et le passif éventuel avec exactitude.

Au cours de la phase de la planification, diverses procédures ont été réalisées, notamment un examen de la documentation et des entrevues ou téléconférences avec des représentants des régions et secteurs suivants : Alberta, Atlantique, Nunavut, Programme des sites contaminés, Direction de l'environnement, Direction de la comptabilité ministérielle et de la déclaration des résultats ainsi que la DGGRL.

Les critères de vérification ont été énoncés en fonction de l'information recueillie au cours de la phase de planification et d'évaluation du risque menée de janvier à mars 2009. Ces critères ont ensuite été utilisés pour définir l'approche et le programme détaillé nécessaires à la phase d'exécution de la vérification. Les critères de vérification sont présentés à l'annexe A.

Au cours de la phase d'examen de mars 2009 à mai 2009, on a étudié en détail les activités réalisées dans quatre (4) bureaux régionaux (Yukon, Territoires du Nord‑Ouest, Ontario et Atlantique) et à l'AC, la DGGRL, la Direction générale des revendications particulières et la Direction générale de la mise en œuvre.

Parmi les principales techniques de vérification utilisées, mentionnons :

 

 

5.0 Conclusions

Le SVE n'est pas en mesure de fournir l'assurance à la haute direction que les contrôles de gestion mis en œuvre pour quantifier et déclarer le passif et le passif éventuel avec exactitude sont adéquats et efficaces. La présente conclusion repose sur des sondages de corroboration et d'autres procédures de vérification qui ont révélé des lacunes dans les documents justificatifs, des faiblesses dans les processus de contrôle et des incohérences entre les régions. 

 

 

6.0 Observations et recommandations

6.1 Structure organisationnelle

L'absence de liens hiérarchiques directs entre les agents financiers régionaux et le Secteur du DPF ainsi que les différences entre la structure organisationnelle des finances et les capacités régionales peuvent avoir une incidence sur la fiabilité des contrôles financiers.

Plusieurs observations de vérification peuvent être liées à des problèmes découlant de la structure organisationnelle d'AINC. Les comptes créditeurs, les charges à payer et le passif environnemental reposent sur des activités ou responsabilités régionales. Conformément à d'autres vérifications internes récemment menées par le SVE, on remarque que les liens hiérarchiques existant entre les fonctions financières et comptables dans les régions et à l'AC peuvent entraîner des incohérences entre les régions ainsi que des lacunes dans les pratiques et les priorités du contrôle financier. Par exemple, le grand nombre de soldes de CAFE non corroborés dans les régions découle des lacunes de la DCMDR relativement au suivi et à la surveillance de l'intégrité et la précision des CAFE. Étant donné l'importance du passif d'AINC et des responsabilités des régions dans la détermination des éléments de passif, il existe une grande probabilité que la structure organisationnelle actuelle ne favorise pas la rigueur et la discipline constantes qui sont requises afin de mettre en œuvre des contrôles fiables pour la détermination et la déclaration des passifs du Ministère.

Recommandation 1 :

Les principaux intervenants, tant dans les régions qu'à l'AC, chargés de relever, quantifier et déclarer les passifs devraient étudier a structure hiérarchique et les responsabilités actuelles dans le but de préciser les attentes, de cerner les lacunes et de mettre en œuvre les modifications requises, s'il y a lieu. Plus spécialement, les gestionnaires devraient chercher des façons de renforcer les liens entre les fonctions comptables dans les régions et le Secteur du DPF à l'AC afin d'accroître la fiabilité des contrôles liés ux éléments de passif.

6.2 Connaissances/capacités des régions dans le domaine des finances

Il semble y avoir  un écart entre les connaissances et les capacités actuelles des régions dans le domaine des finances et celles dont elles ont besoin pour le rôle qu'elles doivent jouer dans une quantification et une déclaration fiables du passif et des passifs éventuels.

Comme nous l'avons déjà mentionné, le passif du Ministère est très important tant par sa valeur financière que par sa nature complexe. Cette complexité se manifeste dans presque tous les aspects de la détermination, l'évaluation, la validation et la déclaration des passifs. En raison de la décentralisation d'AINC, la fiabilité des passifs déclarés est directement liée aux connaissances et à l'expérience des employés régionaux chargés de relever, d'évaluer et de déclarer les éléments de passif. Cela est particulièrement vrai dans le cas des passifs environnementaux puisque l'on s'attend à ce que le personnel régional ait une connaissance pratique des politiques comptables assez complexes, des protocoles d'établissement des coûts, des protocoles de documentation et des exigences réglementaires connexes applicables aux passifs liés aux sites contaminés. De plus, pour relever, valider, évaluer et déclarer efficacement les CAFE, on s'attend à ce que les employés des régions comprennent bien les politiques du SCT et d'AINC en matière de comptabilisation et de déclarations des CAFE, ainsi que les directives de l'Institut canadien des comptables agréés. Ces attentes sont encore plus grandes en raison de la prochaine évaluation indépendante des états financiers du Ministère. Parmi les activités importantes pouvant faire partie d'un environnement de contrôle solide, mentionnons la détermination de tous les passifs en temps utile, l'évaluation exacte et courante et la déclaration intégrale et précise des passifs.

Plusieurs des observations figurant dans le présent rapport peuvent être liées à l'écart apparent remarqué entre le niveau actuel des connaissances et des capacités des régions dans le domaine des finances et le niveau requis. Cet écart peut se traduire par les différentes faiblesses notamment :

Étant donné l'importance du passif du Ministère, n'importe quelle combinaison de ces faiblesses peut entraîner des inexactitudes importantes dans les états financiers d'AINC.

Recommandation 2 :

Puisque les responsabilités liées au passif environnemental et aux CAFE relèvent de différents groupes :

  1. Le Programme des sites contaminés du Nord (PSCN) de l'Organisation des affaires du Nord et programme de gestion des sites contaminés (GSC) du Secteur d'activité des affaires indiennes et inuites (AII) devraient préciser clairement les compétences et l'expérience nécessaires vu les responsabilités qui incombent aux régions dans le domaine du passif. En collaboration avec les équipes de gestion régionales, des séances de formation, du matériel et d'autres outils devraient être élaborés et mis en œuvre dans les régions afin de s'assurer que les employés régionaux comprennent bien les politiques et les règlements qui s'appliquent (passif environnemental). 
  2. La Direction de la comptabilité ministérielle et de la déclaration des résultats devrait préciser clairement les compétences et l'expérience nécessaires vu les responsabilités qui incombent aux régions dans le domaine du passif. En collaboration avec les équipes de gestion régionales, des séances de formation, du matériel et d'autres outils devraient être élaborés et mis en œuvre dans les régions afin de s'assurer que les employés régionaux comprennent bien les politiques et les règlements qui s'appliquent (comptes créditeurs et charges à payer).

6.3 CAFE (Comptes créditeurs et charges à payer)

Les créditeurs à la fin de l'exercice (ou CAFE) sont des éléments de passif qui ont été engagés au cours de l'exercice, mais qui n'ont pas encore été payés à la fin de l'exercice. Une dette doit répondre à plusieurs critères avant d'être considérée comme un CAFE et être imputée au crédit de l'exercice. Tous les critères suivants doivent être respectés en date du 31 mars pour qu'une dette soit considérée comme un CAFE :

Il existe deux types de CAFE :

CAFE A (comptes créditeurs) – Le passif associé aux factures reçues des fournisseurs au cours du mois d'avril concernant des dépenses engagées par le Ministère avant le 31 mars de l'exercice précédent.

CAFE B (charges à payer) – Comme ci‑dessus, sauf qu'aucune facture n'a été reçue avant la fin du mois d'avril. Le montant du passif doit être évalué.

6.3.1 Respect des procédures de fin d'exercice dans les régions

Chaque année, la Direction de la comptabilité ministérielle et de la déclaration des résultats (DCMDR) transmet aux régions le « calendrier et procédures de fin d'exercice ». Ce document facilite la clôture de l'exercice et permet de s'assurer que le personnel régional comprend bien les exigences relatives aux CAFE. Les responsables des finances régionales et des opérations comptables doivent obtenir auprès des gestionnaires de centre de responsabilité (GCR) de leur région la liste des engagements impayés. À la fin de l'exercice, les renseignements concernant ces engagements sont transmis à la DCMDR. Cette Direction est responsable de la surveillance de l'intégrité et de la précision des CAFE.

6.3.1.1 Pièces justificatives

Les régions n'assurent pas de manière cohérente le maintien des documents justificatifs liés aux CAFE déclarés à l'administration centrale.

L'examen des dossiers régionaux sur les CAFE montre que le personnel des régions n'applique pas correctement les politiques du SCT et d'AINC en matière de comptabilisation des CAFE. La Politique sur les créditeurs à la fin de l'exercice du SCT et le chapitre 8.7 du Guide de la gestion financière sur les créditeurs à la fin de l'exercice, énoncent clairement qu'il « faut préparer un relevé de la correspondance, des conversations, des justifications et des calculs utilisés dans l'estimation pour fins de vérification ». Dans une région, les vérificateurs ont constaté que sur les dix dossiers de CAFE examinés, huit n'étaient pas adéquatement documentés. Ces huit CAFE représentaient un total de 17 millions de dollars.

En l'absence de pièces justificatives suffisantes, on ne peut confirmer que les CAFE déclarés à l'AC sont justifiés. Ces dossiers ne respectent pas les politiques du SCT et d'AINC en matière de comptabilisation des CAFE.

6.3.1.2 Vérification des CAFE reportés

Dans le cas des CAFE établis au cours des exercices précédents, les gestionnaires de centre de responsabilité ne documentent pas de manière cohérente les vérifications qu'ils effectuent afin de déterminer lesquels sont encore des passifs et lesquels  doivent être non grevés; les signatures et les explications liées aux soldes reportés ne sont pas documentées de manière  cohérente; le suivi des soldes des CAFE reportés ainsi que des autres soldes n'est pas adéquat.

Selon le calendrier et procédures de fin d'exercice, les agents financiers régionaux doivent examiner attentivement la liste des CAFE impayés pour effacer ou corriger les écritures et relever les CAFE qu'il faut reporter à  l'exercice suivant. Ils doivent obtenir ces renseignements auprès des gestionnaires de centre de responsabilité de leur région qui sont les personnes les mieux placées pour relever les engagements non payés, s'il y en a.

Parmi tous les soldes reportés sélectionnés dans une région pour la vérification, dont le total atteignait 82 millions de dollars, aucun n'était accompagné de documents justificatifs sur l'examen du gestionnaire de centre de responsabilité concerné. Dans ce cas, certains soldes reportés dataient de l'exercice 2000‑2001. En l'absence d'examen et de suivi appropriés des CAFE reportés des exercices précédents, il est possible que des soldes soient reportés incorrectement. Cela entraînerait une déclaration inexacte des passifs et augmenterait la probabilité que le Ministère paye un engagement qui n'est plus valide.

Recommandation 3 :

En plus de fournir le calendrier et procédures de fin d'exercice, la DCMDR devrait veiller à ce que les régions aient une formation adéquate et une bonne compréhension des rôles et responsabilités liés aux CAFE reportés à la fin de l'exercice. Les directives et la formation supplémentaires devraient clairement définir les attentes à l'égard des points suivants :

6.3.2 Surveillance nationale et régionale de la conformité envers les exigences relatives aux CAFE

Il est possible que certains CAFE traités ne soient pas des passifs légitimes du Ministère, et que cette situation entraîne une sous‑évaluation ou une surévaluation du passif.

Les procédures et les directives sur la fin de l'exercice fournies par la DCMDR n'exigent pas que les responsables des finances dans les régions vérifient les pièces justificatives. De plus, on a remarqué que les responsables des opérations comptables et des paiements de transfert dans certaines régions n'effectuaient aucun contrôle de la qualité pour s'assurer que seuls les engagements répondant aux critères des CAFE sont déclarés à l'AC. Dans une région, un des CAFE sélectionné pour la vérification était sous‑évalué de 505 000 dollars selon la documentation soumise pour l'appuyer. Puisque cet écart n'a pas été remis en question par les responsables des opérations comptables de cette région, celle‑ci n'a pas engagé suffisamment de fonds pour cette période.

De plus, les soldes des passifs déclarés par les régions à la DCMDR ne sont assujettis à pratiquement aucun contrôle de la qualité. Les employés des régions et les représentants de la DCMDR que le SVE a rencontrés en entrevue ont déclaré que les soldes déclarés à l'AC étaient rarement remis en question. L'absence d'examen indépendant accroît la probabilité d'erreur dans les comptes et de non‑conformité aux politiques du SCT et d'AINC.

Recommandation 4 :

La DCMDR devrait clairement définir les rôles et responsabilités de la Direction des opérations comptables et de la Direction des paiements de transfert relativement à la vérification des CAFE afin de s'assurer que les évaluations sont raisonnables, accompagnées des pièces justificatives appropriées et conformes aux politiques du SCT et d'AINC avant d'être transmises à l'administration centrale.

Recommandation 5 :

La DCMDR devrait mener des contrôles de la qualité dans le cadre de la compilation des soldes de CAFE déclarés par les régions à la fin de l'exercice. Elle devrait vérifier la vraisemblance des montants comptabilisés et soumettre les éléments inhabituels à un suivi.

6.4 Passifs environnementaux

De tous les ministères fédéraux, AINC possède le plus important passif financier lié aux sites contaminés, ce dernier s'élevant à 1,5 milliard de dollars au 31 mars 2008. La majorité de ces sites se trouve dans le Nord. AINC est le principal collaborateur au Plan d'action pour les sites contaminés fédéraux (PASCF), qui vise l'assainissement ou la gestion des sites fédéraux dont la contamination découle d'anciennes pratiques. Il incombe également à AINC d'empêcher l'endettement futur de l'État à la suite de la contamination d'autres sites situés sur des terres sous sa responsabilité.

Le ministère a actuellement en place deux programmes liés aux sites contaminés : le Programme des sites contaminés du Nord de l'Organisation des affaires du Nord (PSCN‑OAN), et le programme de gestion des sites contaminés du Secteur d'activité des affaires indiennes et inuites (PGSC‑SAAII).

AINC doit s'occuper de la contamination provenant des activités des autres, y compris les collectivités des Premières nations, des mines abandonnées dans le Nord, de ses propres activités et des actions des personnes ou des organismes ayant des activités sur les terres lui appartenant en vue du règlement de revendications territoriales avec les Premières nations.

Dans le Nord (Yukon, T.N.‑O. et au Nunavut), la Couronne, représentée par AINC, est responsable de l'identification des sites contaminés. Les employés régionaux du Programme des sites contaminés doivent déterminer et évaluer les passifs associés aux sites contaminés dans le Nord. Ces renseignements sont ensuite transmis au Programme de gestion des sites contaminés dans le Nord de l'AC. Le personnel du Programme de gestion des sites contaminés dans le Nord examine les demandes transmises par les régions et font ensuite parvenir le passif ou le passif éventuel à la DCMDR pour l'établissement des rapports financiers.

Dans le Sud (toutes les régions sauf le Nord), des Premières nations sont responsables de l'identification des sites contaminés. Les employés régionaux responsables du PGSC‑SAAII aident les Premières nations à obtenir du financement et les compétences techniques requises pour évaluer les passifs liés aux sites contaminés dans le Sud. Même si les Premières nations sont responsables de l'identification des sites contaminés, on s'attend à ce que les employés d'AINC dans les régions travaillent activement avec les Premières nations pour assurer l'identification des sites contaminés en temps utile. De plus, les employés régionaux d'AINC doivent vérifier les évaluations réalisées par les spécialistes en environnement. L'information obtenue par les bureaux régionaux est soumise au personnel du Programme de gestion des sites contaminés dans le Nord de l'AC (dans le Secteur des terres et du développement économique). Le personnel de l'AC examine les demandes transmises par les régions et font ensuite parvenir le passif ou le passif éventuel à la DCMDR pour l'établissement des rapports financiers.

Ces deux programmes ont pour objet de mettre en œuvre la Politique de gestion des sites contaminés du Ministère.

6.4.1 Identification et évaluation des sites contaminés dans les régions

Dans une des régions visitées, aucun processus officiel n'était mis en œuvre pour identifier les nouveaux sites contaminés.

Comme nous l'avons souligné ci‑dessus, les bureaux régionaux du Nord ou du Sud assument différentes responsabilités à l'égard de l'identification et de la gestion des sites contaminés. Dans le Nord, c'est la Couronne qui doit identifier les sites contaminés. Dans le Sud, cette responsabilité incombe aux Premières nations.

Bien que dans le Sud l'identification des sites contaminés incombe aux Premières nations, les bureaux régionaux doivent faire preuve de diligence raisonnable et réagir sans tarder lorsque des sites sont identifiés. Des sites peuvent être identifiés par un agent des services de financement dans le cadre d'une visite de routine, par des membres d'une collectivité ou par une Première nation. Après avoir été identifiés, les sites doivent être évalués afin d'en établir la classe (c.‑à‑d. la gravité de la contamination) et les coûts de l'assainissement. À l'exception d'une région, tous les bureaux visités par le SVE dans le Nord et dans le Sud  possédaient des processus officiels, documentés et fondés sur le risque pour identifier et évaluer les nouveaux sites contaminés. Toutefois, on a constaté des  lacunes dans les détails et la cohérence de la documentation et des processus entre les régions.

Dans une des régions visitées, les employés de la Direction de l'environnement ont expliqué que le manque de ressources était la raison pour laquelle aucune approche plus proactive n'était mise en œuvre afin d'identifier les sites contaminées et prendre les mesures qui s'imposent. Tant que l'évaluation initiale n'est pas achevée, la région est incapable d'évaluer la contamination et d'établir des prévisions raisonnables quant à l'assainissement du site. Aucun passif n'est donc attribué à ces sites. En l'absence d'identification et d'évaluation n temps utile de sites contaminés, les passifs d'AINC pourraient être sous‑évalués ou surévalués de manière importante à la fin de l'exercice. De plus, puisque les coûts de l'assainissement augmentent avec le temps, le fait de ne pas réagir avec diligence augmentera les coûts associés à l'assainissement.

Recommandation 6 :

Les régions devraient mettre en œuvre une approche officielle, documentée et fondée sur le risque pour identifier et évaluer les sites pouvant être contaminés. Dans la mesure où des contraintes budgétaires de ressources humaines entravent l'identification et l'évaluation des sites contaminés en temps utile, les gestionnaires devraient chercher d'autres solutions, notamment le partage des ressources entre plusieurs régions.  

6.4.2 Préparation des évaluations de coûts

L'AC et les régions ont des responsabilités distinctes à l'égard de la mise en œuvre du Programme des sites contaminés dans le Nord et dans le Sud.  La gestion générale du programme et la préparation des rapports de l'organisme central est exécutée par l'AC conjointement avec les opérations régionales, le Secteur du DPF, la Direction de l'environnement et le Programme des sites contaminés, tandis que la gestion de projets est exécutée par les régions. Pendant l'exercice, l'AC expédie une lettre d'appel dans laquelle elle précise les dates importantes pour la déclaration des passifs environnementaux. L'AC fournit également des directives sur l'attribution des codes de dépenses. 

6.4.2.1 Normes sur la documentation liée aux évaluations de coûts

On remarque des lacunes à l'égard des pièces justificatives associées aux évaluations de coûts des passifs environnementaux (p. ex. source de l'évaluation, justification de l'option d'assainissement privilégiée).

Les directives fournies par l'AC aux régions n'énoncent pas clairement les exigences relatives à la documentation qui doit accompagner les évaluations de coûts transmises à l'AC et au PASCF, respectivement pour l'établissement de rapports et de financement. Les attentes relatives aux pièces justificatives requises pour étayer les évaluations des coûts ne sont pas clairement communiquées. Cette documentation est essentielle pour confirmer la fiabilité des évaluations de coûts. Considérant que le passif environnemental déclaré par AINC atteint presque 1,5 milliard de dollars et que l'importance relative de la vérification indépendante prévue pour l'exercice 2010‑2011 a été fixée à 25 millions de dollars, il est évident que le Ministère doit s'assurer que l'ensemble de son passif environnemental est corroboré par les pièces justificatives appropriées.

Dans la mesure où on remarque une absence de documents justificatifs pour les passifs environnementaux déclarés, AINC s'expose à la probabilité que les vérificateurs externes (le BVG) ne puissent pas corroborer les montants déclarés par le Ministère en respectant le seuil d'importance relative de 25 millions de dollars. Ceci signifie que le BVG  pourrait formuler une opinion avec réserve sur les états financiers du Ministère.

6.4.2.2 Corrections apportées aux évaluations de coûts

Les régions ne sont pas toujours informées lorsque les évaluations de coûts sont modifiées. Par conséquent, les employés régionaux sont parfois incapables d'expliquer pourquoi les évaluations de coûts présentées ne correspondent pas aux passifs déclarés.

Les évaluations des coûts présentées à l'AC par les régions sont parfois corrigées avant d'être déclarées dans les états financiers du Ministère. Bien qu'il soit raisonnable de croire que des fonctions de l'AC, y compris la DCMDR, puissent recevoir ou obtenir des renseignements supplémentaires concernant les évaluations de coûts présentées, l'absence de participation régionale au processus de correction risque d'entraîner des changements inappropriés. Puisque les employés des bureaux régionaux collaborent étroitement avec les spécialistes en environnement et à la préparation des évaluations de coûts, il semble que leurs connaissances seraient utiles au processus.

Recommandation 7 :

Le Programme des sites contaminés (AC) devrait préparer des protocoles clairs sur les évaluations de coûts et les transmettre aux régions. Tous les articles inclus dans une évaluation de coûts devraient être appuyés par des pièces justificatives (p. ex. attribution indépendante du site, soumission, coûts normaux dans l'industrie).  La justification de l'approche d'assainissement privilégiée devrait être décrite et documentée de manière à établir un lien entre l'approche privilégiée et le passif prévu et l'évaluation indépendante réalisée.

Recommandation 8 :

Le processus utilisé pour modifier les évaluations de coûts présentées par les régions devrait prévoir la participation du personnel régional ayant participé à la préparation de ces évaluations.

6.5 Réclamations et litiges

Il y a des centaines de réclamations et de poursuites, et risques de poursuites, contre AINC. Parmi ces passifs éventuels, certains se transformeront en passifs véritables si un ou plusieurs événements futurs se produisent ou non. Dans la mesure où un événement futur est susceptible de se produire, et qu'il est possible de réaliser une évaluation raisonnable des pertes, un passif éventuel est comptabilisé et les dépenses sont déclarées dans les états financiers.

AINC est visé par trois grands types de réclamations : les revendications territoriales globales, les revendications particulières et les litiges.

Revendications territoriales globales : La Direction générale de la mise en œuvre du Secteur des traités et du gouvernement autochtone est responsable de la négociation et de la résolution des revendications territoriales globales. Les revendications territoriales globales portent sur des questions non réglées relatives aux titres et droits ancestraux autochtones et elles aboutissent à la conclusion de traités entre le gouvernement fédéral, les groupes autochtones et le gouvernement provincial territorial concerné. En date du 31 mars 2008, ces revendications étaient évaluées à près de 3,7 milliards de dollars.

Revendications particulières : La Direction générale des revendications particulières du Secteur des traités et du gouvernement autochtone est responsable de la résolution des revendications particulières et de la gestion des indemnités. Des revendications particulières sont présentées par une Première nation contre le gouvernement fédéral au sujet de l'administration des terres et autres biens des Premières nations et du respect des dispositions des traités. En date du 31 mars 2008, es revendications étaient évaluées à environ 5,4 milliards de dollars.

Litiges : La DGGRL du Secteur des politiques et de l'orientation stratégique s'occupe de la gestion du processus de résolution des litiges, y compris les réclamations liées aux pensionnats indiens. Elle assure la liaison avec le ministère de la Justice en vue de régler les litiges mettant en cause le Ministère et de traiter les fonds accordés dans le cadre du règlement. En date du 31 mars 2008, ces réclamations étaient évaluées à environ 1,5 milliard de dollars.

Nous avons constaté que les revendications territoriales globales et les revendications particulières reposaient sur des processus solides et bien documentés exécutés trimestriellement. Ces processus incluaient notamment l'analyse de revendications ayant un contexte historique similaire et la vérification de l'intégrité et de l'exactitude des renseignements. Les pièces justificatives pour appuyer les passifs liés aux réclamations réglées étaient complètes, exactes et soumises à des mises à jour annuelles incluant le calcul de la valeur actuelle. La vérification a également permis de constater la présence de contrôles appropriés permettant de déterminer et de calculer en temps utile les passifs environnementaux connus ou futurs dans le Nord (Yukon, T.N.‑O. et Nunavut).

6.5.1 Documentation liée aux litiges

Les pièces justificatives pour appuyer l'évaluation des passifs liés aux litiges sont insuffisantes. 

Le chapitre 7.10 du Guide de la gestion financière (sous‑section 7.4.6) précise que le sous‑ministre délégué, ou son équivalent désigné, veille à la mise en œuvre de processus comptables et conserve les pièces justificatives nécessaires pour appuyer l'évaluation des résultats attendus et les évaluations de coûts des passifs éventuels. Dans les cas où aucune évaluation n'est possible, il doit documenter les motifs.

Parmi les dix dossiers de litige sélectionnés aux fins de l'évaluation, trois n'ont pu être corroborés en raison de l'insuffisance de documents justificatifs sur l'analyse, la conclusion et l'évaluation de la réclamation. En l'absence de documents justificatifs, il est possible que les passifs éventuels liés à ces litiges soient sous‑évalués ou surévalués de manière importante dans les états financiers du Ministère. De plus, AINC aura besoin de ces justifications avant l'évaluation indépendante de ses états financiers.

Recommandation 9 :

La DGGRL devrait examiner tous les dossiers sur les litiges afin de s'assurer qu'ils respectent les exigences actuelles sur les documents justificatifs énoncées dans les politiques pertinentes du SCT et d'AINC

7.0 Plan d'action de la direction

Recommandations Mesures de gestion Gestionnaire responsable (titre) Date prévue de la mise en œuvre
1.  Les principaux intervenants, tant dans les régions qu'à l'AC, chargés de relever, quantifier et déclarer les passifs devraient étudier la structure hiérarchique et les responsabilités actuelles dans le but de préciser les attentes, de cerner les lacunes et de mettre en œuvre les modifications requises, s'il y a lieu. Plus spécialement, les gestionnaires devraient chercher des façons de renforcer les liens entre les fonctions comptables dans les régions et le Secteur du DPF à l'AC afin d'accroître la fiabilité des contrôles liés aux éléments de passif.

Au cours des dernières années, le secteur du DPF dirige une initiative de « préparation aux vérifications ». Une récente validation de la documentation des contrôles pour les comptes à payer à la fin de l'exercice (CAFE) et des responsabilités environnementales a permis de noter des lacunes semblables à celles du rapport de vérification interne.

L'approche ministérielle consiste à énoncer clairement les responsabilités de tous les intervenants dans les politiques ministérielles.

   
  CAFE :

Le secteur du DPF a le pouvoir de formuler des politiques en matière financière et revoit actuellement ses politiques et ses procédures sur les comptes à payer à la fin de l'exercice en consultation avec les intéressés.

Les politiques et les procédures révisées clarifieront les rôles et les responsabilités des intervenants et les attentes quant à la détermination des responsabilités, à la quantification et aux rapports. L'examen sera terminé pour la fin du présent exercice financier.
Directeur général, Comptabilité ministérielle et gestion du matériel (CMGM) 31 mars 2010
  Responsabilités environnementales :

Le DPF rencontrera les SMA de Développement économique et terres (DET), des Opérations régionales (OR) et du Bureau du développement du Nord (BDN) pour planifier l'élaboration d'un cadre de contrôle de gestion pour les responsabilités environnementales qui comprendra la mise à jour de la Politique de gestion des sites contaminés d'AINC. Le cadre sera mis au point d'ici le 30 juin 2010, accompagné d'un plan de mise en œuvre.

Le cadre de contrôle sera basé sur les exigences suivantes :

Politiques du SCT :

  • Politique sur la gestion des biens immobiliers
Normes et directives du SCT

  • Norme de rapport sur les biens immobiliers
  • Directive sur les éventualités
  • Orientation et la comptabilisation des responsabilités associées aux sites contaminés

Normes comptables du SCT

  • Norme comptable 3.6 - Conseil du Trésor - Éventualités

Autres :

  • Plan d'action pour les sites contaminés fédéraux - Document d'orientation sur les coûts admissibles

SAEA

  • ICCA PS 3200; responsabilités
  • CCA PS 3300 : Passifs éventuels
DPF

(avec l'appui des SMA DET, OR et BDN)
30 juin 2010
  Les relations hiérarchiques et la communication des rôles et responsabilités entre les régions et l'AC ont été déterminées dans l'évaluation d'octobre 2008 des politiques et des programmes visant les sites contaminés d'AINC comme les problèmes du Programme de gestion des sites contaminés (GSC) des Affaires indiennes et inuites (AII). Le programme de GSC des AII entreprend actuellement un examen du programme pour améliorer son rendement et sa gestion, et régler les problèmes avant le prochain renouvellement. Directeur, Direction de l'environnement 31 mars 2010
2.  A.  Le Programme des sites contaminés du Nord (PSCN) de l'Organisation des affaires du Nord et programme de gestion des sites contaminés (GSC) du Secteur d'activité des affaires indiennes et inuites (AII) devraient préciser clairement les compétences et l'expérience nécessaires vu les responsabilités qui incombent aux régions dans le domaine du passif. En collaboration avec les équipes de gestion régionales, des séances de formation, du matériel et d'autres outils devraient être élaborés et mis en œuvre dans les régions afin de s'assurer que les employés régionaux comprennent bien les politiques et les règlements qui s'appliquent (passif environnemental). Le Programme des sites contaminés a tenu une séance de formation pour tout le personnel sur les politiques et règlements applicables concernant les responsabilités environnementales à la prochaine réunion des gestionnaires de projets (3 au 5 novembre). À la suite de cette séance de formation, la procédure ministérielle de comptabilisation des coûts et des passifs du PSC sera mise à jour pour s'assurer que les gestionnaires de projets régionaux comprennent la nécessité d'offrir le soutien justifié et documenté de façon appropriée des estimations des coûts qui entrent dans le rapport sur les passifs grâce à l'exercice annuel de rédaction des plans de travail détaillés. Ces PTD sont approuvés par les directeurs généraux régionaux.

L'information sur les politiques et règlements applicables concernant les responsabilités environnementales sera intégrée à la formation d'orientation préparée actuellement pour tous les nouveaux employés du programme à l'AC et dans les régions.

Directeur, PSC











Directeurs régionaux (YK, TNO, NU)

March 31,  2010

  Le programme de GSC des AII déterminera les compétences et l'expérience requises pour les responsabilités associées aux passifs dans les régions et à l'AC. Les modules du régime d'apprentissage en environnement seront mis à jour pour refléter ces exigences, ou un nouveau module sera développé pour offrir au personnel régional et de l'AC la formation requise. Directeur, Direction de l'environnement 30 septembre 2010
2.  B.  La Direction de la comptabilité ministérielle et de la déclaration des résultats devrait préciser clairement les compétences et l'expérience nécessaires vu les responsabilités qui incombent aux régions dans le domaine du passif. En collaboration avec les équipes de gestion régionales, des séances de formation, du matériel et d'autres outils devraient être élaborés et mis en œuvre dans les régions afin de s'assurer que les employés régionaux comprennent bien les politiques et les règlements qui s'appliquent (comptes créditeurs et charges à payer). La Direction du DPF croit que le profil de compétences de l'Agent financier (AF) et les exigences en matière d'études des AF combinés à des politiques et des outils adéquats sont suffisants pour les responsabilités environnementales.

En ce qui concerne les outils et la documentation pour les CAFE, la Direction de la comptabilité et des rapports ministériels, en consultation avec les gestionnaires régionaux des Opérations comptables, a mis au point une liste de vérification normalisée ainsi que des procédures détaillées pour la vérification de tous les types de CAFE (F et E, salaires, et S et C). La politique et les procédures viseront également les exigences pour les CAFE qui sont reportés des exercices antérieurs. Ces éléments seront inclus dans la politique révisée et dans les procédures de fin d'année distribuées aux régions.

La formation aux régions sera donnée au moyen de présentations sur les nouvelles politiques et procédures.
Directeur général, CMGM 31 mars 2010
3.  En plus de fournir le calendrier et procédures de fin d'exercice, la DCMDR devrait veiller à ce que les régions aient une formation adéquate et une bonne compréhension des rôles et responsabilités liés aux CAFE reportés à la fin de l'exercice. Les directives et la formation supplémentaires devraient clairement définir les attentes à l'égard des points suivants :

  • normes relatives à la documentation requise pour étayer un solde de CAFE;

  • documentation requise pour étayer l'examen et l'approbation des soldes reportés par les gestionnaires de centre de responsabilité;

  • normes minimales relatives au suivi des soldes de CAFE qui peuvent représenter un encaissement ou un solde non grevé au cours de l'exercice.
     
4.  La DCMDR devrait clairement définir les rôles et responsabilités de la Direction des opérations comptables et de la Direction des paiements de transfert relativement à la vérification des CAFE afin de s'assurer que les évaluations sont raisonnables, accompagnées des pièces justificatives appropriées et conformes aux politiques du SCT et d'AINC avant d'être transmises à l'administration centrale. Des discussions avec les régions sur les rôles et responsabilités associés aux CAFE ont eu lieu les 3, 4 et 5 novembre à la conférence des gestionnaires régionaux des opérations comptables. Les rôles et responsabilités convenus après ces consultations seront inclus dans les politiques et procédures révisées. Directeur général, CMGM 31 mars 2010
5.  La DCMDR devrait mener des contrôles de la qualité dans le cadre de la compilation des soldes de CAFE déclarés par les régions à la fin de l'exercice. Elle devrait vérifier la vraisemblance des montants comptabilisés et soumettre les éléments inhabituels à un suivi. En collaboration avec les Services comptables régionaux, la Direction de la comptabilité et des rapports ministériels entreprendra un examen des soldes des CAFE et un examen de l'assurance de la qualité sur un échantillon.

La Direction de la comptabilité et des rapports ministériels mettra au point et en œuvre une analyse et un examen formels des soldes des CAFE chaque année.
Directeur général, CMGM 31 mars 2010








30 septembre 2010
6.  Les régions devraient mettre en œuvre une approche officielle, documentée et fondée sur le risque pour identifier et évaluer les sites pouvant être contaminés. Dans la mesure où des contraintes budgétaires de ressources humaines entravent l'identification et l'évaluation des sites contaminés en temps utile, les gestionnaires devraient chercher d'autres solutions, notamment le partage des ressources entre plusieurs régions. La définition du Conseil du Trésor d'un site contaminé est celle d'un site où il y eu des substances à des concentrations (1) au-dessus des niveaux naturels qui posent ou peuvent poser un danger immédiat ou à long terme pour la santé humaine ou l'environnement, ou (2) qui dépassent les niveaux précisés dans les politiques et les règlements.

Chaque site contaminé est classé à l'aide du Système de classification national du CCME, une évaluation scientifique axée sur le risque pour permettre au programme d'établir les priorités des sites.

Le plan d'évaluation du Yukon est dicté par l'Accord sur le transfert de responsabilités au Yukon entré en vigueur le 1er avril 2003.

Les directeurs régionaux rendront compte des progrès en regard de leur plan d'évaluation des sites chaque année.
Directeur, PSC - NU

Directeur, PSC - TNO
31 janvier 2010
  Le programme de GSC des AII n'a pas actuellement une approche nationale uniforme, documentée et axée sur les risques pour identifier les sites éventuellement contaminés. On mettra au point cette approche dans le cadre du renouvellement du programme de GSC dans l'exercice financier 2010-2011.

Le programme de GSC des AII applique actuellement une approche axée sur les risques pour l'évaluation et l'assainissement des sites contaminés dans le cadre du processus de financement du PASCF. Les sites contaminés sont classés selon le Système de classification national du CCME pour les sites contaminés, qui classe les sites contaminés selon le risque pour la santé humaine et l'environnement. Les sites contaminés sont ensuite gérés selon les priorités établies.

L'AC entreprend un examen du programme de GSC des AII en partenariat avec le personnel régional. L'examen visera la question de l'uniformité de la documentation et des données collectées dans les activités de gestion des sites contaminés de tout le pays. Il établira également des objectifs clairs afin de faciliter l'évaluation et l'assainissement en temps opportun des sites et mettra en œuvre des indicateurs de rendement pour évaluer les progrès.
Directeur, Direction de l'environnement 31 mars 2011
7.   Le Programme des sites contaminés (AC) devrait préparer des protocoles clairs sur les évaluations de coûts et les transmettre aux régions. Tous les articles inclus dans une évaluation de coûts devraient être appuyés par des pièces justificatives (p. ex. attribution indépendante du site, soumission, coûts normaux dans l'industrie). La justification de l'approche d'assainissement privilégiée devrait être décrite et documentée de manière à établir un lien entre l'approche privilégiée et le passif prévu et l'évaluation indépendante réalisée. Le PSC travaille en étroite collaboration avec des ingénieurs indépendants pour examiner tous les grands projets visant les sites contaminés, y compris l'examen de la sélection d'une approche d'assainissement et des estimations des coûts connexes. Le guide d'estimation des coûts du PSC comprend également une section sur l'information requise pour soutenir les estimations qui guideront les gestionnaires des projets. Une nouvelle base de données est développée pour stocker toute l'information relative aux coûts. Tous les rapports sur les études et les options de fermeture sont sauvegardés actuellement dans Collaboration et sa mise en œuvre complète est prévue au prochain exercice financier. Directeur, PSC 30 juin 2010
  Le programme de GSC des AII examinera les pratiques de documentation actuelles pour les estimations des coûts dans les régions et le Nord afin de déterminer la faisabilité de l'élaboration de protocoles de documentation nationaux. Des consultations avec le personnel régional et du nord auront lieu pour déterminer les méthodes les plus appropriées pour établir les protocoles de documentation. Directeur, Direction de l'environnement 31 mars 2010
8.  Le processus utilisé pour modifier les évaluations de coûts présentées par les régions devrait prévoir la participation du personnel régional ayant participé à la préparation de ces évaluations. Les estimations des coûts sont préparées par les gestionnaires des projets régionaux et approuvées par le directeur régional et le directeur général régional grâce au processus des plans de travail détaillés. Lorsqu'un ajustement est apporté l'année suivante, le même processus d'approbation s'applique.

La procédure de comptabilisation des coûts et des passifs du Programme des sites contaminés sera révisée pour inclure l'exigence de l'approbation du rapport final sur les passifs par le Comité du directeur avant sa présentation.
Directeur, PSC









Directeurs régionaux
À déterminer (selon le document d'orientation final du SCT)
9.   La DGGRL devrait examiner tous les dossiers sur les litiges afin de s'assurer qu'ils respectent les exigences actuelles sur les documents justificatifs énoncées dans les politiques pertinentes du SCT et d'AINC. La DGGRL, en conjonction avec le ministère de la Justice, examinera tous les montants estimatifs pour chaque réclamation, afin d'évaluer qu'elle est soutenue par la documentation appropriée.

En outre, l'accent portera sur la compréhension des critères d'évaluation du résultat de chaque réclamation. Cette mesure devrait renforcer l'exactitude du rapport sur la probabilité que les réclamations se concrétisent.
Gestionnaire, Centre opérationnel, SPR, DGGRL, PSD T2 de l'EF 2009-2010
 
 

 

Annexe A - Critères d'évaluation

Obj. Risque Objectifs de contrôle de niveau élevé Activités de contrôle Source
Comptes créditeurs et charges à payer
1 Les passifs du Ministère sont sous évalués ou surévalués parce que les comptes créditeurs/charges à payer déclarés dans le bilan sont incomplets ou inexacts. Les comptes créditeurs/ charges à payer sont tous déclarés avec exactitude dans la période comptable appropriée. 1.1 - Les GCR vérifient leurs engagements dans le but de repérer les créditeurs pour lesquels ils ont établi les dépenses et qui répondent aux critères énoncés pour les CAFE. GGF 8.7 (7.1a)
      1.2 - Les GCR révisent les CAFÉ établis au cours des exercices précédents dans le but de repérer ceux qui sont encore des passifs et ceux qui devraient être fermés. GGF 8.7 (7.1b)
      1.3 - À la fin de l'exercice, vérifier si des passifs n'ont pas été déclarés afin de s'assurer que le solde des passifs de la région est complet. Pratique exemplaire
    Seuls les passifs répondant aux exigences énoncées dans le GGF du Ministère sont déclarés à titre de CAFE. 1.4 - Conformément à l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques, les GCR attestent que les passifs sont conformes aux critères énoncés pour les CAFE. GGF 8.7 (7.1b)
      1.5 - Le directeur des Services ministériels atteste que sa région respecte le chapitre 5 05 du guide du Conseil du Trésor, la Politique sur les créditeurs à la fin de l'exercice (PAYE), en transmettant une lettre de déclaration à l'AC à la fin de l'exercice. Calendrier et procédures de fin d'exercice
2 Les passifs du Ministère sont sous évalués ou surévalués parce que les comptes créditeurs/charges à payer déclarés dans le bilan sont inexacts. L'AC met en œuvre des procédures assurant une déclaration complète et exacte des comptes créditeurs et des charges à payer dans la période comptable appropriée. 2.1 - Le gestionnaire, Rapports et conformité ministériels, fournit aux régions l'orientation nécessaire sur les procédures de fin d'exercice relatives aux charges. Pratique exemplaire
      2.2 - Le gestionnaire, Rapports et conformité ministériels, vérifie la liste des comptes créditeurs et des CAFE régionaux et sectoriaux pour s'assurer qu'ils sont raisonnables et conformes aux politiques et directives applicables. Pratique exemplaire
      2.3 - Le gestionnaire, Rapports et conformité ministériels, s'informe auprès des responsables des régions ou des secteurs dans les cas où des anomalies sont décelées. Pratique exemplaire
Réclamations réglées
3 Les passifs associés à des réclamations réglées sont incomplets et inexacts à la fin de l'exercice. Les réclamations réglées sont révisées, de façon raisonnable, afin de s'assurer qu'elles sont complètes et exactes. 3.1 - Un représentant de l'AC vérifie l'exactitude de la liste des réclamations réglées. Pratique exemplaire
      3.2 - Un représentant de l'AC effectue un rapprochement entre les réclamations réglées et les paiements faits au cours de l'exercice. Pratique exemplaire
Passifs environnementaux
4 Des lacunes en matière de formation, d'outils, de capacités et de ressources pourraient entraîner la non conformité aux politiques et directives d'AINC et du SCT. La formation, les outils, les capacités et les ressources des régions/secteur/directions générales sont suffisantes pour assurer le respect des politiques et directives d'AINC et du SCT. 4.1 - Le SMD, Services ministériels, transmettra une lettre d'appel et des orientations expliquant aux responsables des programmes et des régions les exigences relatives aux rapports financiers sur les sites contaminés. 7.10.1 (6.5b)
5 Les passifs environnementaux pourraient être incomplets et inexacts et entraîner la sous évaluation ou la surévaluation des passifs du Ministère. Les évaluations réalisées permettent d'établir des passifs environnementaux complets et exacts. 5.1 - Un processus de révision est en place pour s'assurer que les conseillers en environnement sélectionnés pour évaluer les sites ont la formation et la qualification nécessaires pour proposer un plan d'assainissement approprié, là où des mesures sont nécessaires (régions du Sud et du Nord). Pratique exemplaire
      5.2 - Dans le cas des plus importants sites contaminés, une révision indépendante est réalisée afin de s'assurer que l'évaluation du site est complète et précise (régions nordiques). Pratique exemplaire
    Les passifs environnementaux sont complets et exacts. 5.3 - Des employés régionaux visitent les sites contaminés et s'assurent auprès des Premières nations que tous les sites contaminés sont relevés en temps utile. Pratique exemplaire (résultats des entrevues)
      5.4 - Un agent des programmes de l'environnement de l'AC produit un rapport sur les coûts des passifs (Crystal). Ce rapport est révisé pour s'assurer que tous les passifs liés aux sites ont été déclarés. Pratique exemplaire
6 Les évaluations des passifs environnementaux et des passifs éventuels ne sont pas documentées et par conséquent, elles pourraient être inexactes. L'établissement de la valeur des passifs environnementaux et des passifs éventuels est documenté de manière appropriée. 6.1 - L'évaluation de chaque site est documentée de manière appropriée. Pratique exemplaire
7 Les régions, secteurs et directions générales ne respectent pas les politiques et procédures d'AINC. Des vérifications et des évaluations sont réalisées afin d'assurer le respect des politiques et procédures d'AINC. 7.1 - Le PAN (Programme des affaires du Nord) effectue régulièrement des vérifications et des évaluations des programmes pour confirmer le respect des exigences relatives aux procédures ministérielles et à l'ESS, ainsi que les progrès accomplis par le Ministère vers l'atteinte des objectifs et des cibles du Programme des sites contaminés. Affaires du Nord Programme des sites contaminés - Nouveau guide sur les procédures ministérielles
Réclamations et litiges
Litiges
8 L'absence de révision des litiges en temps utile peut entraîner une sous évaluation ou une surévaluation des passifs éventuels. Le Ministère examine des litiges afin d'en vérifier l'exactitude. 8.1 - Litiges - La DGGRL effectue une surveillance régulière des dossiers et les dossiers importants sont mis à jour au moins une fois par année. GGF 7.10 annexe A
      8.2 - Litiges Un rapprochement est réalisé trimestriellement entre iCase (la base de données du ministère de la Justice) et le répertoire national des causes. Pratique exemplaire
Revendications particulières
9 Les évaluations des passifs éventuels liés aux revendications particulières ne sont pas documentées et par conséquent, elles pourraient être inexactes. L'établissement de la valeur des passifs éventuels liés aux revendications particulières est documenté de manière appropriée. 9.1 - Revendications particulières Les hypothèses, règles opérationnelles et taux d'acceptation historiques ayant servis à établir l'hypothèse de gestion la plus probable sont documentés et conservés dans les dossiers par la Direction générale des revendications particulières. GGF 7.10 Annexe B Pratique exemplaire
Revendications territoriales globales
10 L'absence de révision des revendications territoriales globales en temps utile peut entraîner une sous évaluation ou une surévaluation des passifs éventuels.

Les évaluations des passifs éventuels liés aux revendications territoriales globales ne sont pas documentées et par conséquent, elles pourraient être inexactes.
Le Ministère examine les revendications territoriales globales afin d'en vérifier l'exactitude.

L'établissement de la valeur des passifs éventuels liés aux revendications territoriales globales est documenté de manière appropriée.
10.1 - Revendications territoriales globales La Direction générale des revendications globales effectue une surveillance régulière de chaque revendication et le résultat prévu est mis à jour à chaque période comptable si les circonstances pouvant avoir une incidence sur la probabilité d'en arriver à un règlement sont modifiées. GGF 7.10 Annexe C Pratique exemplaire
      10.2 - Pour chaque revendication, l'évaluation du résultat possible et du passif éventuel est documentée de manière appropriée. S'il est impossible d'évaluer les passifs éventuels, les raisons seront documentées. GGF 7.10 Annexe C Pratique exemplaire
Demande de réparation ne donnant pas lieu à un litige, y compris les revendications spéciales
11 L'absence de révision des demandes de réparation ne donnant pas lieu à un litige en temps utile peut entraîner une sous évaluation ou une surévaluation des passifs éventuels.

Les évaluations des passifs éventuels non liées à un litige ne sont pas documentées et par conséquent, elles pourraient être inexactes.
Le Ministère examine les demandes de réparation ne donnant pas lieu à un litige afin d'en vérifier l'exactitude.

L'établissement de la valeur des passifs éventuels non liés à un litige est documenté de manière appropriée.
11.1 - Demande de réparation ne donnant pas lieu à un litige - pour chaque Secteur et revendication spéciale, la Direction des revendications spéciales/Direction générale des ressources humaines effectue une surveillance régulière des demandes de réparation ne donnant pas lieu à un litige et le résultat prévu est mis à jour à chaque période comptable si les circonstances pouvant avoir une incidence sur la probabilité d'en arriver à un règlement sont modifiées. GGF 7.10 Annexe D Pratique exemplaire
      11.2 - Pour chaque réclamation, l'évaluation du résultat possible et du passif éventuel est documentée de manière appropriée. S'il est impossible d'évaluer les passifs éventuels, les raisons seront expliquées. GGF 7.10 Annexe C Pratique exemplaire
Généralités Passifs éventuels
12 Les passifs éventuels déclarés dans les états financiers sont incomplets ou inexacts (valeur et classification) Les passifs éventuels sont évalués afin d'en établir le caractère raisonnable et ils sont tous déclarés avec exactitude dans la période comptable appropriée. 12.1 - Le directeur de la Direction de la comptabilité, des politiques et des systèmes révise l'information transmise par les secteurs/directions générales/régions afin d'en établir le caractère raisonnable et la conformité aux politiques et directives applicables. GGF 7.3.11
      12.2 - Le SMD, ou son équivalent, révise les passifs de son secteur, sa direction générale et sa région pour s'assurer que les renseignements transmis sont complets, exacts et fiables. GGF 7.4.2
      12.3 - Le SMD, ou son équivalent, atteste l'exactitude des renseignements reportés trimestriellement par son secteur, sa direction générale et sa région. GGF 7.4.3
Tous les passifs
13 Les lacunes dans la formation et les connaissances peuvent entraîner des inexactitudes dans les évaluations ou dans les calculs et par conséquent, la sous évaluation ou la surévaluation des passifs du Ministère. Les régions/secteurs/ directions générales ainsi que l'AC ont la formation requise et les outils adéquats pour exécuter leurs fonctions. 13.1 - Les personnes chargées de comptabiliser ou de déclarer les passifs ont les compétences, les connaissances et la formation requises pour exécuter leurs fonctions. Pratique exemplaire
14 Des rôles et des responsabilités imprécis peuvent entraîner des erreurs au moment de repérer et de déclarer les passifs et par conséquent, la sous évaluation ou la surévaluation des passifs du Ministère La reddition des comptes et les responsabilités sont claires pour toutes les parties. 14.1 - Un processus existe pour expliquer les rôles et responsabilités de toutes les parties chargées de comptabiliser et de déclarer les passifs par les responsables appropriés et s'assurer qu'ils sont bien compris (AC/secteurs/régions). Par conséquent, il permet d'assurer le respect des politiques d'AINC et du SCT. Pratique exemplaire
 
 
 
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